Sector: Industrial manufacturera
Antecedentes de la empresa: Empresa subsidiaria mexicana, de capital extranjero, productora y distribuidora de productos de maquinaria industrial. Facturación anual de USD 84 millones.
Servicio contratado. Auditoría Interna.
Situación. El área de Operaciones le había solicitado a Auditoría Interna una revisión detallada del área de Transporte. Por lo que Auditoría Interna revisó detalladamente la base de datos de la compañía haciendo un análisis de los gastos hecho por cliente, ruta y volumen transportado.
Hallazgos. Éste arrojó variaciones importantes en el comportamiento del gasto por concepto de transporte.
Impacto. Hubo desviación de fondos por USD 4.3 millones.
Causa. Omisiones al control interno.
Una revisión más profunda reveló lo siguiente:
El cobro excesivo de kilómetros. El proveedor cobraba las distancias según una tabla de kilómetros por destino. La información de kilómetros y distancias en las facturas coincidía con la tabla. El personal de transporte de la compañía comparaba la cantidad de kilómetros en las facturas y si coincidían las cantidades con la tabla de distancias. Sin embargo, había una diferencia muy importante entre la distancia que señalaba la tabla y las distancias reales, según la lista publicada por CAPUFE (Caminos y Puentes Federales).
Sobreprecio en transporte de carga. La distancia entre la Ciudad de México y Querétaro, según la tabla era de 314km cuando la distancia según CAPUFE es de 186km, una diferencia que representa un sobreprecio del 69%.
El proveedor cobraba rutas en exceso. Tenía dos entregas en la misma ruta, empezando en punto A y terminando en puntos B y C, pero cobraba las dos rutas completas ( del punto A al punto B y del punto A al punto C), aunque únicamente realizaba un viaje. Esto contravenía el acuerdo que tenía escrito con la compañía. Cobraba la ruta ida y vuelta, aunque su camión regresaba vacío sin mercancía, en contravención de su acuerdo con la compañía.
Resultados y experiencia.
Como resultado de la revisión, se detectó abuso en la mayoría de las facturas emitidas por el proveedor a nombre de la compañía. Se comparó el kilometraje facturado por el proveedor con las distancias, de las mismas rutas, publicadas por la Industria. Se detectó que en la mayoría de los casos el kilometraje cobrado por el proveedor fue superior al kilometraje según la lista de la industria.
